Při vkládání (tedy zveřejňování) díla na Wikipedii (v případě textového díla) nebo na Wikimedia Commons (v případě obrázku) je někdy vyžadováno speciální svolení autora díla. Svolení je potřeba ve dvou typech situací:
Vkládáte dílo, které vytvořil někdo cizí (např. fotografie pořízená vaší kamarádkou, text napsaný kolegou, vaše fotografie cizího obrazu,…). Pouze pokud nahráváte dílo, které je už někde zveřejněné a je u něj zřetelně uvedeno, že autor toto dílo uvolnil pod svobodnou licencí (případně že jde o dílo volné, typicky proto, že je autor 70 let po smrti), není třeba autora či držitele práv o posílání svolení žádat.
Vkládáte dílo, které jste vytvořili vy sami, ale už jste ho někdy dříve veřejně publikovali (např. jako článek v časopise, fotografii na svém blogu apod.) a zároveň v té originální publikaci není uvedeno, že jde o dílo volné či pod svobodnou licencí. Pak je potřeba postupovat stejně jako v prvním případě, tedy poslat e-mail, kde vy sami udělíte svolení.
Postup:
Do Wikipedie (nebo na Wikimedia Commons) vložte dílo klasickým způsobem (založte/editujte článek, nahrajte fotku).
K článku/fotce přiložte upozornění, že autor (majitel práv) odešle na příslušná místa svolení.
V případě článku vložte na diskusní stránku tohoto článku tento řetězec textu: {{subst:Čeká se na potvrzení OTRS}}. Po zveřejnění stránky se objeví šablona upozorňující na to, že svolení je teprve na cestě.
V případě fotky ještě během nahrávání, v kroku, kdy zadáváte název obrázku a připojujete popisek a kategorie, klikněte dole na odkaz „Přidat umístění a další informace...“, objeví se políčko „Další informace“, a tam zkopírujte řetězec: {{subst:OP}}. Obrázek pak donahrajte klasickým způsobem. (Upozornění jde k fotce vložit i dodatečně, pokud jste tak během nahrávání neučinili. Stačí si fotku na Commons otevřít, dát Editovat a řetězec {{subst:OP}} vložit do editačního okna.)
Požádejte autora díla (či držitele práv k dílu, což je nejčastěji vydavatel či dědic), aby napsal na e-mail permissions-cs@wikimedia.org text, ve kterém vyslovuje svolení se zveřejněním díla na Wikipedii (či na Commons). Dotyčnému rovnou připravte hotový text, který on jen přepošle. Jak má tento text vypadat, se dozvíte ve Wikipedii na stránce Nápověda:Svolení autora v kapitole Doporučený text svolení. Nezapomeňte na patřičná místa v textu vložit odkazy na vámi nahraný text/fotky.
Až správci e-mailu odeslanou žádost posoudí, přiloží k článku/fotce informaci, že svolení je v pořádku (pokud něco v pořádku není, dotyčnému napíší).
Tato svolení jsou vyžadována, aby se chránili autoři a vlastníci práv a také aby se chránila sama Nadace Wikimedia, kdyby ji někdo žaloval.
Technicky vzato: pokaždé, když při editaci klikáte na tlačítko Zveřejnit změny, dáváte svolení, že vy – autor – toto své dílo uvolňujete pod svobodnou licencí. Právě proto je ve výše zmíněných případech (kdy nejste autorem, ale jen vkladatelem, anebo jste autorem, ale zmíněné dílo je na internetu či tištěně dohledatelné jako nesvobodné) vyžadováno speciální e-mailové svolení.
Několik příkladů pro lepší pochopení:
Na Commons nahráváte dosud nezveřejněnou fotku vyfocenou vaším zesnulým otcem (jste dědici práv). Při nahrávání fotky zvolte možnost Tento soubor není mé vlastní dílo, jako zdroj napište „osobní archiv, prostřednictvím dědice (vaše jméno)“ a jako autora uveďte jméno otce. Při popisu fotky vložte do políčka „Další informace“ řetězec {{subst:OP}}. Až fotku nahrajete, pošlete e-mail se svolením dle návodu výše.
Do článku ve Wikipedii vkládáte mírně upravený vlastní text, který jste před lety publikovali v regionálních novinách. Po uložení textu vložte na diskusi upozornění a odešlete e-mail dle návodu výše.
Na Commons nahráváte fotografii pořízenou vaší kamarádkou. Fotka je už léta publikována na jednom zájmovém webu. Při nahrávání fotky zvolte možnost Tento soubor není mé vlastní dílo, jako zdroj vložíte internetovou adresu, kde je fotka publikována, a jako autora uveďte její jméno. Při popisu fotky vložte do políčka „Další informace“ řetězec {{subst:OP}}. Po nahrání fotky požádejte kamarádku, aby poslala e-mail dle návodu výše.
